যখন এটি ইমেল আসে, আপনি ভাবতে পারেন যে সমস্ত কিছু জানা উচিত। সর্বোপরি, আমাদের বেশিরভাগই গড়ে 121 ইমেল প্রেরণ এবং গ্রহণ করে প্রতিদিন , প্রযুক্তি বাজার গবেষণা সংস্থা অনুযায়ী রেডিকাটি গ্রুপ । যদিও আপনি সম্ভবত আপনার ইনবক্সে প্রতিটি দিনের পরিশ্রমের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ ব্যয় করেছেন, তবুও আপনি সম্ভবত একটি বা দুটি জিনিস শিখতে পারেন। প্রকৃতপক্ষে, এক টন ইমেল শিষ্টাচারের নিয়ম রয়েছে যা নিয়মিত আপনাকে এবং আপনার পরিচিতি তালিকার প্রচুর অন্যান্য লোককে বর্জন করে। আপনি বৈদ্যুতিন ভদ্র হয়ে উঠছেন তা নিশ্চিত হতে চান? ইমেল করার 17 টি সোনার নিয়ম এখানে আপনি সম্ভবত জানেন না, তবে এটি জানা দরকার।
1 আপনার আরও বেশি সময় লাগলেও, আপনি ইমেল পাওয়ার মুহুর্তে সাড়া দিন।
শাটারস্টক
তারা ইমেল পাঠানোর কয়েক সপ্তাহ পরে কোনও প্রতিক্রিয়া পাওয়ার জন্য কেউ তাদের প্রশংসা করে না। আসলে, পরামর্শদাতা ফার্ম দ্বারা পরিচালিত একটি 2018 জরিপ টোস্টার পারফরম্যান্স সলিউশন প্রকাশিত হয়েছে যে 41 শতাংশ লোকেরা এক ঘণ্টার মধ্যে তাদের সহকর্মীদের কাছ থেকে একটি ইমেল প্রতিক্রিয়া আশা করেছিল। (এখনই আপনার অ্যাকাউন্টিং বিভাগে ক্ষমা চাওয়ার নোটগুলি খসড়া শুরু করুন!)
অবশ্যই, কিছু ইমেল প্রতিক্রিয়াগুলি আপনাকে আপনার চিন্তাগুলি চিবিয়ে দেওয়ার জন্য বলে এবং কোনও মাপা বার্তা খসড়া করার জন্য। এই ক্ষেত্রে, সমাধানটি সহজ: কয়েক মিনিটের মধ্যে উত্তরটি প্রেরককে জানান যে আপনি তাদের বার্তাটি পেয়েছেন, তবে জিনিসগুলি সাজানোর জন্য আরও কিছুটা সময় প্রয়োজন। এইভাবে, তারা জানে যে আপনি তাদের ইমেল বিবেচনায় নিয়েছেন এবং কেবল এগুলি এড়িয়ে যাচ্ছেন না।
2 সাবধানতার সাথে 'সমস্ত উত্তর দিন' ব্যবহার করুন।
শাটারস্টক
'জবাব দিন' এবং 'সমস্ত উত্তর দিন' বিকল্পের মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য রয়েছে। এবং এখনও, অনেক ইমেল ব্যবহারকারী দুর্ভাগ্যবশত তা বুঝতে পারেন না। আপনি যদি তাদের মধ্যে অন্যতম হন তবে জেনে রাখুন যে আপনি যখন দ্বিতীয়টি বেছে নেবেন, মূল বার্তায় সিসি করা প্রত্যেক প্রাপক আপনার প্রতিক্রিয়া পান — এবং প্রায়শই না, আপনার প্রত্যেকের ইনবক্সগুলি বন্যার প্রয়োজন হয় না।
এই অপ্রয়োজনীয় গণ বার্তাগুলি এমন এক হতাশা, এগুলি বর্ণনা করার জন্য একটি কথাবার্তা বলা আছে: ' প্রত্যুত্তর ' সুতরাং, পরের বার আপনি কোনও গণ ইমেইলে সাড়া দিচ্ছেন, আপনার প্রতিক্রিয়াটি পড়ার সত্যিকারের প্রয়োজন কী তা বিবেচনা করুন: পুরো সংস্থা বা কেবল আসল প্রেরক?
3 আপনি যদি কারও কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া চান তবে তাদের সিসি করবেন না।
শাটারস্টক / জ্যাকব লন্ড
আপনি যখন ইমেলের কাউকে সিসি করেন - যার অর্থ আপনি সেগুলি 'কার্বন অনুলিপি করছেন' - এটি সাধারণত ইঙ্গিত দেয় যে আপনি তাদের কথোপকথনে লুপ রাখতে চান, তবে প্রয়োজনীয়ভাবে তাদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া খুঁজছেন না। এবং, প্রশিক্ষণ পেশাদার হিসাবে ড্যানিয়েল ওয়াল্জ সতর্কতা, সিসি বিকল্পের অপব্যবহারের ফলে যোগাযোগের সমস্যা হতে পারে।
'আপনার সহকর্মীদের অনেক ইমেলের মাধ্যমে সিসি-ইন করে, তারা আপনার ইমেলগুলি গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে দেখা বন্ধ করতে শুরু করতে পারে এবং এগুলি সরাসরি কোনও' রেফারেন্স ফোল্ডারে 'বা' পরে ফোল্ডারটি পড়তে পারে '- এ লিখেছিলেন a লিঙ্কডইন পোস্ট 'এটি ভবিষ্যতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য মিস করার কারণ হতে পারে' '
সুতরাং, যদি আপনি কারও কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া আশা করেন তবে তাদের ইমেল ঠিকানাটি 'টু' ক্ষেত্রে রেখে দিন এবং 'সিসি' ফাংশনটি অল্প পরিমাণে ব্যবহার করুন।
4 কখন এবং কখন বিসিসি ব্যবহার করবেন না তা বুঝুন।
শাটারস্টক
বিসিসি ক্ষেত্রটি আরও জটিল, নিয়মিত এমনকি সবচেয়ে পাকা ইমেল ব্যবহারকারীদেরকে এড়িয়ে চলেছে। তবে আসুন এটি ভেঙে দিন: বিসিসি 'অন্ধ কার্বন অনুলিপি'র জন্য দাঁড়িয়েছে, সুতরাং এটি সিসি-ইনিংয়ের অনুরূপ, বিসিসি-ইনিং সেই ব্যক্তির ইমেলটি অন্য প্রাপকদের কাছে প্রদর্শন করে না, অর্থ শৃঙ্খলে থাকা অন্য কেউ আপনাকে দেখতে পাবে না যে আপনি তাদের অন্তর্ভুক্ত।
তাহলে কখন বিসিসি ব্যবহার করা ঠিক হবে? হিল্লাল পূর্ণ এর ইনক। ম্যাগাজিন বলছে এটি গুরুতর ইমেলগুলির জন্য বা যখন কেউ আপনাকে অন্য কারও সাথে ইমেলের মাধ্যমে পরিচয় করিয়ে দেয় for
'প্রতিটি অন্যান্য ক্ষেত্রে, আপনি যখন কাউকে এবং বিসিসি অন্য কাউকে ইমেল করেন, তখন আপনি অসৎ হন। এটি পছন্দ করুন বা না করুন, 'ফুল নোট। 'আপনি ব্যক্তি এক্সকে ইমেল করছেন এবং তাদের কথা না জেনেই, ব্যক্তি ওয়াই আপনার কথোপকথনে শ্রুতিমধুরতা দিচ্ছেন। ব্যক্তি এক্স এর ধারণা নেই যে অন্য কেউ এই ইমেলটি পড়ছেন, যখন বাস্তবে আপনি গোপনে এটি অন্য কারও কাছে প্রেরণ করেছিলেন ''
5 বিস্ময়কর চিহ্নগুলি অল্প পরিমাণে ব্যবহার করুন।
শাটারস্টক
আপনার ইমেলগুলিতে এখানে এবং সেখানে বিস্মৃত চিহ্ন ছুঁড়ে ফেলা সহজ, তবে এটির চেষ্টা করার চেষ্টা করবেন না অভ্যাস এটা। Theyতিহাসিকভাবে এগুলি উত্তেজনা নির্দেশ করতে ব্যবহৃত হয়, ইমেলটিতে, উদ্বেগের চিহ্নগুলি স্বতন্ত্রতা বা নিষ্ক্রিয় আগ্রাসনের জন্য সহজেই ভুল হতে পারে।
নীল জে পাখির আধ্যাত্মিক অর্থ
'[একটি] ইমেলের অপ্রয়োজনীয় বিস্ময়বোধক চিহ্ন ব্যবহার করা আপনার পাঠ্যের অন্তর্নিহিত অর্থ সহজেই ধ্বংস করতে পারে,' আন্না ভেরসাই উপর ব্যাখ্যা এইচআর ডাইজেস্ট । 'আপনি যখন গুরুত্বপূর্ণ কিছু জোর দেওয়া প্রয়োজন তখনই এটি ব্যবহার করুন। আপনার পাঠক যখন বার্তাটি পড়েন তখন কীভাবে তা ব্যাখ্যা করতে পারে তা ভেবে দেখুন ''
Your আপনার রসবোধের ব্যবহার সম্পর্কে সতর্ক থাকুন।
শাটারস্টক
সবাই ভালবাসে a ভাল কৌতুক এখন থেকে এবং পরে, তবে স্বতন্ত্রটি ব্যক্তিগতভাবে সম্পর্কিত না করার সময় ভুল ধারণা পোষণ করা যেতে পারে, তাই আপনার ইমেলগুলি থেকে রসিকতা ছেড়ে দেওয়া ভাল। ব্যবসায়িক লেখার প্রফেসর, 'একটি ফোন কল বা ব্যক্তিগতভাবে মজাদার সংরক্ষণ করুন ডেভিড সিলভারম্যান লিখেছেন হার্ভার্ড ব্যবসা পর্যালোচনা । 'এইভাবে, যখন লাইনের অন্য প্রান্তে বা সম্মেলনের টেবিলের একেবারে পাশে স্তব্ধ স্তব্ধতা রয়েছে, তখন আমি বলতে পারি,' আমি মনে করি আপনি নিজেকে বুঝতে পারেন না যে আমি নিজেকে কত মজার বলে মনে করি, এবং আমি তা দিয়েছি I বিশ্বাস করি আমি এখনই থামব। ''
তবে গুরুত্ব সহকারে: ২০০ p সালে প্রকাশিত একটি মূল 2005 সালের গবেষণা ব্যক্তিত্ব এবং সামাজিক মনোবিজ্ঞান জার্নাল প্রকাশিত হয়েছিল যে প্রেরকরা যখন পূর্বাভাস করেছিলেন যে তাদের প্রাপকরা তাদের 80 শতাংশ সময় সঠিকভাবে সঠিকভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে তবে প্রাপকরা কেবলমাত্র 56 শতাংশ সময় সঠিকভাবে পাঠ করতে সক্ষম হন।
7 অপবাদ ছেড়ে যান।
শাটারস্টক
তাত্ক্ষণিক বার্তাপ্রেরণের উত্থানের সাথে, এর সংক্ষিপ্ত রূপগুলি ইংরেজী ভাষা আপনার জন্য আরও বেশি ব্যবহৃত হয়েছে যেমন 'আপনি' এর জন্য 'ইউ' বা 'চান' এর পরিবর্তে 'চাই'। তবে, যেমন ইমেলগুলি আসে তখন রসিকতা যেমন প্রায়শই স্থির থাকে না, অপবাদ হ'ল একই রকম no এক অনুসারে ওয়ানপল জরিপ, ৩ percent শতাংশ লোক কর্মস্থলে অপশক্তির ব্যবহার অগ্রহণযোগ্য বলে মনে করেছিলেন এবং ৫৫ শতাংশ বলেছেন আপনার বসকে ইমেল করার সময় 'লোল' এড়িয়ে যান।
8 সাবজেক্ট লাইনে মনোযোগ দিন।
শাটারস্টক
বিষয় লাইনগুলি সহজ তবে প্রয়োজনীয়। এবং যেহেতু বেশিরভাগ ইমেলগুলি পড়ে থাকে মোবাইল ডিভাইস ইমেল সরবরাহযোগ্যতা সংস্থা অনুযায়ী —৫৫ শতাংশ ফিরে পথ এগুলি পেরেক করা গুরুত্বপূর্ণ। সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত এবং সরাসরি বিষয় লাইন সেরা। আপনার ইমেলের উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে বলা উচিত এবং আপনার এটি পাঁচটি বা তার চেয়ে কম শব্দে সীমাবদ্ধ করা উচিত, কারণ মোবাইল ডিভাইসগুলি এর পরে কোনও শব্দ কেটে দেয়।
9 একটি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করুন।
শাটারস্টক
আপনি কি কখনও কারও কাছ থেকে কোনও ইমেল পেয়েছেন এবং ভাবছেন, 'এ কে Who থেকে ? ' যদিও প্রেরকের ঠিকানা আপনাকে কে তারা হিসাবে কয়েকটি সংকেত দিতে পারে, কখনও কখনও এটি পর্যাপ্ত হয় না। আপনার ইমেলের শেষে একটি স্বাক্ষর প্রাপককে অবিলম্বে আপনি কে, আপনি কী করছেন এবং কীভাবে তারা আপনাকে আরও যোগাযোগ করতে পারে তা প্রাপককে অবহিত করতে পারে।
সংহত বিপণন সংস্থার লোকেরা ওক্রেটিভ বলুন যে একটি ইমেল স্বাক্ষর বাক্স থাকা 'প্রতিবার আপনি ইমেল পাঠানোর সময় কোনও ব্যক্তিকে ব্যবসায়ের কার্ড হস্তান্তর করার মতো।' আপনার যদি এখনও না থাকে তবে এমন একটি স্বাক্ষর যুক্ত করুন যাতে এতে আপনার পুরো নাম, অবস্থান, ফোন নম্বর, ইমেল, ওয়েবসাইট এবং একটি ব্যবসায়িক লোগো অন্তর্ভুক্ত থাকে।
10 KISS মনে রাখবেন (এটি সংক্ষিপ্ত এবং সহজ রাখুন)।
শাটারস্টক
KISS পদ্ধতিটি এমন কিছু যা আমাদের বেশিরভাগ প্রাথমিক বিদ্যালয়ে পড়ানো হয়েছিল, তবে এর অর্থ এই নয় যে পরবর্তী জীবনে এটি কোনও কম প্রয়োজন। বুমেরাং , একটি ইমেল উত্পাদনশীলতা অ্যাপ্লিকেশন, আরও ইমেল প্রতিক্রিয়া পাওয়ার মূল পদ্ধতিগুলি গবেষণা করেছে। তাদের বৃহত্তম গ্রহণ? আপনি আট বছর বয়সের মত লিখতে ভাল।
তাদের গবেষণায় দেখা গেছে যে তৃতীয় শ্রেণির পাঠের স্তরে লেখা ইমেলগুলি কলেজের পড়ার স্তরে লেখার চেয়ে সাড়া হওয়ার সম্ভাবনা ছিল 36 শতাংশ বেশি।
11 সংযুক্তিগুলিতে মনোযোগ দিন।
শাটারস্টক
সংযুক্তিগুলি কখনও কখনও ইমেল প্রক্রিয়ার একটি প্রয়োজনীয় অংশ হয়, তবে পরিত্যাগের সাথে সংযুক্ত হওয়ার আগে এগুলি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা আপনার ভালভাবে জানা উচিত know দীর্ঘ ইমেল চেইনে, তারা কখনও কখনও অলক্ষিত বা উপেক্ষা করতে পারে এবং অপ্রত্যাশিত সংযুক্তিগুলিও খোলার ঝোঁক থাকে কারণ প্রাপকরা বৈদ্যুতিন ভাইরাস থেকে সতর্ক হন।
সবচেয়ে ভাল সমাধান হ'ল আপনার ইমেলের মূল অংশে আপনার সংযুক্তিগুলি কল করা। ব্যাকরণগতভাবে সংযুক্তি প্রাপককে অবহিত করার সর্বোত্তম উপায় হ'ল আপনার ইমেলের শেষে একটি বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা যা এতে 'আমি সংযুক্ত করেছি [আইটেম]' বা 'বিস্তারিতভাবে সংযুক্ত [আইটেম] দেখুন '
12 আপনার ফন্টটি মানিক করুন।
শাটারস্টক
ফন্ট শৈলী এবং রঙের সাথে চারপাশে খেলা মজাদার হতে পারে, পেশাদার বিশ্বে উজ্জ্বল গোলাপী কমিক সানসের কোনও জায়গা নেই। দেখা যাচ্ছে, ডিজিটাল যোগাযোগের ক্ষেত্রে ফন্টের ব্যবহার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কলিন হুইলডন , লেখক প্রকার ও বিন্যাস: আপনি কি যোগাযোগ করছেন বা কেবল সুন্দর আকার তৈরি করছেন? তিনি বলেছিলেন, 'ভুল ধরণের পছন্দ করেই আমাদের পাঠকদের তিন-চতুর্থাংশ উড়িয়ে দেওয়া সম্ভব,' তিনি বলেছিলেন আমেরিকান লেখক ও শিল্পী ।
সুতরাং ইমেল আসে যখন আপনি কোন ফন্টে আঁকড়ানো উচিত? ম্যাজমেল জর্জিয়ার, ভারডানা, টাইমস নিউ রোমান, ট্রেবুচেট এমএস বা আরিয়ালের প্রস্তাব দেয়।
13 সমস্ত কিছু প্রুফ্রেড।
শাটারস্টক
ইমেল লেখার সময় সম্ভাবনাগুলি হ'ল, আপনি সর্বোপরি ভুল করতে চলেছেন, আপনি কেবল মানব human যাইহোক, কাজের ইমেলগুলির ক্ষেত্রে ভুলগুলি প্রায়শই অতীত দেখানো হয় না। এ-তে ব্যাকরণ পোল প্রায় ২ হাজার উত্তরদাতাদের মধ্যে 67 67 শতাংশ বলেছেন এটি ছিল না ইমেলগুলিতে টাইপগুলি তৈরি করা ঠিক আছে, যখন মাত্র 6 শতাংশ ভেবেছিলেন এটি একটি গ্রহণযোগ্য ভুল।
14 শেষ ইমেল ঠিকানা লিখুন।
শাটারস্টক
যিনি হোম ডিপোর বিজ্ঞাপনে কণ্ঠ দেন
আপনি কোনও ইমেল প্রস্তুত না হওয়ার আগে বা এটি কোনও টাইপস সাফ হওয়ার আগে নিশ্চিত না করার সহজতম উপায়? প্রাপকের ইমেল ঠিকানা প্রবেশের আগে সবকিছু টিপ-শীর্ষ আকারে না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। যেমন আপনি জানেন, তৈরি ইমেল ভুল ভুল ধারণা তৈরির অন্যতম সহজ উপায়।
'এটি কেবল পেশাদারিত্বই ইস্যু নয়,' কারেন কেসেলার চিরসবুজ অংশীদারদের সভাপতি ড ফোর্বস । 'যা ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে তা হ'ল কর্মচারী এবং সংস্থা বা সংস্থাটির সুনাম। আমরা দেখেছি দুর্বল ইমেল সিদ্ধান্তগুলি কর্মচারীর — বরখাস্ত — এবং সংস্থার পক্ষে — মামলা মোকদ্দমা'র নেতিবাচক পরিণতির দিকে পরিচালিত করে।
15 এবং আপনার প্রাপকের নাম ট্রিপল-পরীক্ষা করুন।
শাটারস্টক
একটি বড় ভুল যা আপনার এড়াতে হবে তা হ'ল আপনার প্রাপকের নাম ভুল বানান, সুতরাং আপনি প্রেরণকে আঘাত করার আগে ট্রিপল-চেক করতে ভুলবেন না। অনেক মানুষ অভিনয় দেখুন এর ভুল বানান অলস এবং নিরবিচ্ছিন্ন হিসাবে একটি নাম, বিশেষত যখন সঠিক বানানটি ইমেল ঠিকানায় থাকে। আপনি যদি ভুলক্রমে ভুলটি করেন তবে আপনার কী করা উচিত? ক্যাথরিন শ্যানলে , আমার রেড পেন সম্পাদনার মালিক, বলে আপনার বিশ্বাসযোগ্যতা বজায় রাখার জন্য তাত্ক্ষণিক ক্ষমা চাওয়া।
16 পেশাদার ব্যবসায়ের জন্য, একটি পেশাদার ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন।
শাটারস্টক
বন্ধুরা বা পরিবারের সাথে যোগাযোগ করার সময় কোনও ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানাটি ব্যবহার করার পক্ষে ঠিক থাকলেও এটি পেশাদার ব্যবসায়ের ক্ষেত্র থেকে দূরে রাখুন। এটি একটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহক-বিক্রেতা অবস্থা. একটি 2016 যাও বাবা ১,০০০ আমেরিকান জরিপে প্রকাশিত হয়েছে যে percent৫ শতাংশ বিশ্বাস করেন যে কোনও পেশাদার ইমেল থাকা কোনও অনলাইন ব্যবসায়কে বিশ্বাস করার একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, এবং ৩৩ শতাংশ কোনও বিক্রয়কর্তা যদি কোনও ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করেন তবে তাদের বৈধতা সম্পর্কে সন্দেহ প্রকাশ করবে।
GoDaddy- র প্রধান পণ্য কর্মকর্তা, আপনি বাস্তব জীবনে বা অনলাইনে কোনও প্রথম ছাপ কখনও ভুলে যাবেন না, স্টিভেন অ্যালড্রিচ বলেন, ক বিবৃতি । 'প্রায়শই কোনও গ্রাহকের সাথে আপনার প্রথম সরাসরি কথাবার্তা ইমেলের মাধ্যমে ঘটে এবং তাই প্রসঙ্গে পেশাদার দেখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।'
17 মনে রাখবেন যে কোনও কিছু ভাগ করা যায়।
শাটারস্টক
এটি ফরোয়ার্ডিং, বিসিসি-ইনগিং বা কারও মুখের মধ্যে কেবল আপনার ফোনটি ঝলকানো হোক না কেন, এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি ইমেলটিতে যা কিছু লিখেছেন তা উদ্দেশ্যপ্রাপ্ত প্রাপক ব্যতীত অন্য কেউ দেখতে পাবে। সুতরাং, আপনার সমস্ত ই-যোগাযোগটি পেশাদার এবং ঝুঁকিমুক্ত হওয়া উচিত should সর্বোপরি, ইমেলগুলি এমনকি হতে পারে আদালতে গ্রহণযোগ্য , সুতরাং আপনার বিপক্ষে পরে ব্যবহার করা যেতে পারে এমন কোনও কিছু না পাঠানো ভাল। এবং আপনার কাজের জীবন উন্নত করার আরও উপায়গুলির জন্য, এটি দেখুন 25 বুদ্ধিমান কৌশলগুলি কাজ করার জন্য স্মার্ট এবং শক্ত নয় ।
আপনার সেরা জীবনযাপন সম্পর্কে আরও আশ্চর্যজনক রহস্য আবিষ্কার করতে, এখানে ক্লিক করুন আমাদের ইনস্টাগ্রামে অনুসরণ করুন!
