আমাদের বিশ্ব এবং যোগাযোগ ক্রমবর্ধমান ডিজিটাল হচ্ছে, ইমেল আমাদের সবচেয়ে সাধারণের মধ্যে রয়েছে বার্তা পাঠানোর মাধ্যম . তাতে বলা হয়েছে, আমাদের মধ্যে কেউ কেউ মাধ্যমটি ঠিকভাবে আয়ত্ত করতে পারেনি—এখনও পায়ের আঙুলে পা রাখা খুব সহজ না বুঝতে পেরে আমরা কোনও অপরাধ করেছি। এই কারণেই, যদি আপনি কখনও ইমেল বিনিময়ে বিভ্রান্ত হয়ে থাকেন, তাহলে আপনার ইমেল করার অভ্যাসের স্টক নেওয়ার সময় হতে পারে। কোন ধরনের 'ভদ্র' ইমেলগুলি আপত্তিকর হতে পারে তা জানতে আমরা শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞদের সাথে চেক ইন করেছি৷ আপনি এই আটটি সাধারণ ভুল করছেন কিনা তা জানতে পড়ুন।
সম্পর্কিত: 7 টি 'ভদ্র' টিপিং অভ্যাস যা আসলে আপত্তিকর, শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞরা বলেছেন .
1 সমালোচনামূলক প্রতিক্রিয়া
যদি আপনার কাজের অংশ অন্যদের মতামত প্রদান করা হয়, এটি একটি ইমেল আপনার চিন্তা করা সবচেয়ে সহজ এবং দয়ালু মনে হতে পারে. যাহোক, জোডি আরআর স্মিথ , এর প্রতিষ্ঠাতা ম্যানার্সমিথ শিষ্টাচার পরামর্শ , বলেছেন এটি আসলে একটি বড় তদারকি।
'আমাদের আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগের তিনটি প্রধান উপাদান রয়েছে। সেগুলি হল শরীরের ভাষা , কণ্ঠস্বর, এবং আমরা যে শব্দগুলি ব্যবহার করি। বার্তাটি যত বেশি বিষয়ভিত্তিক, তত বেশি আমরা তিনটিই ব্যবহার করতে নিশ্চিত হতে চাই, 'সে বলে শ্রেষ্ঠ জীবন.
এই কারণেই যেকোন সমালোচনামূলক প্রতিক্রিয়া একটি ব্যক্তিগত কথোপকথন হিসাবে দেওয়া উচিত, এমনকি যদি এটি এটিকে আরও ব্যক্তিগত মনে করে। 'এটি প্রদানকারীকে বার্তাটি প্রাপ্ত হয়েছে তা নিশ্চিত করতে দেয় এবং প্রাপককে স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার অনুমতি দেয়,' সে নোট করে।
শ্রম নেওয়ার স্বপ্ন
সম্পর্কিত: 8 বার আপনাকে ক্ষমা চাওয়া বন্ধ করতে হবে, শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞরা বলেছেন .
2 খুব তাড়াতাড়ি 'শুধু ফলো আপ'
এটি একটি ইমেল অনুসরণ করা ভদ্র বলে মনে হতে পারে যা এখনও একটি প্রতিক্রিয়া পায়নি, কিন্তু জুলস হার্স্ট , এর প্রতিষ্ঠাতা শিষ্টাচার পরামর্শ , বলে যে আপনি যদি খুব তাড়াতাড়ি তা করেন, তাহলে আপনি অবশ্যই অপরাধের ঝুঁকি নিচ্ছেন।
'অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু খুব শীঘ্রই করা হলে এটি প্রাপককে তাড়াহুড়ো করে বা বিশ্বাসের অভাব অনুভব করে - উভয়ই আপত্তিকর,' তিনি ব্যাখ্যা করেন।
3 গভীর রাতে বার্তা
আপনি যদি একটি ব্যবসায়িক ইমেল পাঠান, ব্যবসার সময় এটি করা ভাল। এটি প্রাপককে সংকেত দেয় যে ঘড়ির কাঁটা বন্ধ থাকলে আপনি তাদের কাছ থেকে সাড়া দেবেন বলে আশা করবেন না।
যাইহোক, হার্স্ট বলেছেন এই নিয়মটি আরও সাধারণভাবে প্রয়োগ করা উচিত। যদি না ব্যক্তিটি আপনার প্রতিক্রিয়ার অপেক্ষায় থাকে বা ইমেলটি সময়-সংবেদনশীল না হয়, আপনার গভীর রাতের ইমেল সম্পূর্ণভাবে এড়ানো উচিত, সে বলে।
'আপনার ইমেলের জন্য একটি কাটঅফ সময় থাকা উচিত যাতে আপনি গভীর রাতে লোকেদের বিরক্ত না করেন,' তিনি পরামর্শ দেন। 'কিছু লোকের বিজ্ঞপ্তি চালু আছে এবং আপনি যখনই একটি ইমেল পাঠাবেন তখন তাদের 'ডিঙ্গেড' করা হবে। কাউকে বিরক্ত না করার জন্য পরের দিন সকালে বাইরে যাওয়ার জন্য আপনার ইমেলগুলি নির্ধারণ করুন।'
সম্পর্কিত: 6 টি প্রশ্ন আপনার কখনই ডিনার পার্টিতে জিজ্ঞাসা করা উচিত নয়, শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞরা বলেছেন .
4 বসকে সিসি করছি
কৌশলগতভাবে একটি ইমেলে একজন বস বা সহকর্মীকে অনুলিপি করা আপনার পক্ষে জিনিসগুলিকে প্রভাবিত করার জন্য কাজের ইমেল সম্পর্কিত সবচেয়ে উজ্জ্বল অপরাধগুলির মধ্যে একটি। যাইহোক, আপনি হয়ত বুঝতে পারবেন না যে আপনি গণনার ছাপ দিচ্ছেন যদি আপনি কেবল সমস্ত প্রাসঙ্গিক পক্ষকে অন্তর্ভুক্ত করতে চান। ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
হাড়ের স্বপ্ন দেখে
'যদি কেউ আপনার ইমেলের উত্তর না দেয়, তাহলে অন্য একটি অনুরোধ এবং সিসি পাঠানো আপত্তিকর: সেই ব্যক্তির বস তাকে আপনি যা চান তা করার প্রয়াসে। কেউই কটূক্তি পছন্দ করে না। আপনি যদি ইমেলের মাধ্যমে কিছু নিষ্পত্তি করতে না পারেন, তাহলে সেটি তুলে নিন। ফোন করুন এবং সেইভাবে কাজ করার চেষ্টা করুন, 'হার্স্ট পরামর্শ দেন।
সম্পর্কিত: আপনি যে 10টি 'ভদ্র' প্রশংসা করছেন তা আসলে আপত্তিকর .
5 'আপনি আমার শেষ ইমেল দেখেছেন কিনা নিশ্চিত নই...'
আপনি মনে করতে পারেন যে এই ধরনের একটি ইমেল শুরু করা প্রাপককে তাদের অ-প্রতিক্রিয়ার জন্য হুক বন্ধ করতে দেয়, কিন্তু এটি আসলে তাদের ত্রুটিকে সামনে নিয়ে আসে।
'এই বিবৃতিটি তৈরি করা বোঝায় যে প্রাপক আপনার ইমেলের উত্তর না দিয়ে তাদের কাজকে অবহেলা করছেন,' হার্স্ট বলেছেন। 'মনে করবেন না যে তারা কিছুই করছে না। হয়তো আরও গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হাতে আছে।'
6 একটি পঠিত রসিদ সঙ্গে কিছু
পঠিত রসিদগুলি প্রেরককে একটি ইমেল খোলা হয়েছে কিনা তা জানার অনুমতি দেয়-কিন্তু হার্স্ট এই ট্র্যাকিং টুল ব্যবহার করার বিরুদ্ধে পরামর্শ দেয়: 'প্রেরক একটি পড়ার রসিদ অনুরোধ করেছেন তা জানানোর চেয়ে ইমেল খোলার চেয়ে বেশি আপত্তিকর আর কিছুই নয়৷ কেউ নিরীক্ষণ বা অনুভব করতে পছন্দ করে না৷ যেন তারা বিশ্বাসযোগ্য নয়।'
আপনার ইনবক্সে সরাসরি পাঠানো আরও শিষ্টাচারের টিপসের জন্য, আমাদের দৈনিক সংবাদপত্রের জন্য স্বাক্ষর করুন .
লরেন গ্রে লরেন গ্রে নিউ ইয়র্ক-ভিত্তিক লেখক, সম্পাদক এবং পরামর্শদাতা। পড়ুন আরো
