কার্যকর ভিডিও কনফারেন্স কল এবং করণীয়

সাথে করোনাভাইরাস পৃথিবীব্যাপী বিশ্বজুড়ে অফিস বন্ধ করে দেওয়া, অগণিত সংস্থাগুলি এবং ব্যক্তিরা কাজের দিনটি কেমন তা পুনর্বিবেচনা করছে। তবে, এই পরিবর্তনগুলি ঘামের জন্য ট্রেডিং অফিসের পোশাকের বাইরেও ভালভাবে প্রসারিত হয়েছে। অনেক লোকের জন্য, এটি হ'ল ভিডিও কনফারেন্স কলগুলির আকস্মিক প্রলাপও।

তবে অনেক লোকের সাথে জুম এবং অন্যান্য ভিডিও কনফারেন্সিং প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে প্রথমবারের জন্য, কেবল কোনও মিটিংয়ের জন্য লগইন করা এবং সেই ভিডিও কনফারেন্সগুলির মধ্যে সর্বাধিক পাওয়া দু'টি ভিন্ন জিনিস হতে পারে। বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় আমরা এমন নির্দিষ্ট ডস এবং করণীয়কে জড়িত করেছি যা আপনাকে প্রতিটি ভিডিও কনফারেন্স কলকে কোনও দ্বিধা ছাড়াই বন্ধ করতে সহায়তা করবে।

কর: আপনার পিছনের অঞ্চলটি পরিপাটি রাখুন।

শাটারস্টক / ফিজকস

আপনি যদি আপনার সহকর্মীদের প্রথমে পরিষ্কার না করে আপনার অফিসে আমন্ত্রণ না করেন তবে তাদের ভিতরে আমন্ত্রণ করবেন না আপনার হোম অফিস যখন এটি পরিপাটি থেকে কম কিছু না।

'আপনি চান সহকর্মীরা আপনার হোম অফিসটি পরিষ্কার এবং সুসংহত হিসাবে দেখতে চান,' বলে ক্রিস্টেন সাউদহল ওয়াটস , লেখক সলো ওয়ার্কডে । এ ছাড়াও আপনার জায়গা পরিষ্কার , ওয়াটস দরজাটির প্রত্যক্ষ দৃষ্টিতে এড়াতে এবং আপনার অফিসটি পুনরায় সাজানোর পরামর্শ দেয় যাতে যাতে উঁকি দেওয়া পরিবারের সদস্যরা আপনার সভার অংশ না হয়ে যায়। '

করবেন না: আপনার কম্পিউটারকে আপনার মুখের নীচে অবস্থান করুন।

শাটারস্টক

আপনার ব্যক্তিগতভাবে বা অনলাইনেই থাকুক না কেন, মিটিংয়ের জন্য চোখের যোগাযোগের জন্য বজায় রাখা অপরিহার্য, তাই আপনার ক্যামেরাটি যথাযথভাবে অবস্থান করছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।

'প্রত্যেকেরই কোণ রয়েছে যা তাদের পক্ষে ভাল দেখাচ্ছে — তবে কারও কোণ মাটি থেকে দেখার নয়।' ফ্লাইন জায়েগার সৃজনশীল ডিজিটাল বিপণন সংস্থার প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা মো অনলাইন আশাবাদ । পরিবর্তে, জাাইগার আপনার কম্পিউটারকে উন্নত করার পরামর্শ দেয় যাতে এটি আপনার চোখের স্তরকে অন্যের পক্ষে দেখার পক্ষে সহজ করে তোলে আপনি আপনার সেরা খুঁজছেন রাখা ।

কর: আপনার বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন।

শাটারস্টক / আলেক্সি বোল্ডিন

স্বপ্নে রুটির বাইবেলের অর্থ

আপনার ডিভাইসে যে বিজ্ঞপ্তিগুলি আসবে তা কেবল আপনাকেই বিভ্রান্ত করছে না — তারা আপনার ভিডিও কলের প্রত্যেককেই বিভ্রান্ত করছে।

ওয়াটস বলেছেন যে, 'প্রতিবার শিরোনাম বা নতুন আপলোড করা ভিডিওগুলি যখন তারা ঘটে তখনই আপনাকে অবহিত করার দরকার নেই,' ওয়াটস বলেছেন যে 'প্রতিবার আপনি আপনার সামাজিক মিডিয়া ফিডগুলির দিকে তাকাবেন, আপনি প্রচুর উত্পাদনশীল সময় হারাবেন। '

করবেন না: টেক কিঙ্কস কাজ করার জন্য শেষ মুহুর্ত পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।

শাটারস্টক / সিএলএস ডিজিটাল আর্টস

আপনি যদি নিজের বৈঠকটি সুষ্ঠুভাবে চলতে চান তবে কলটি শুরু করার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি নিজের সফ্টওয়্যার - আপনার ভিডিও এবং অডিও সেটিংস সহ tested পরীক্ষা করেছেন।

'সভাটি শুরু করা এবং তারপরে অডিওটি উপলব্ধি করা চপ্পি বা ভিডিওটি বিশৃঙ্খলাযুক্ত হওয়ার কারণে বিলম্ব হয়,' বলে রূবেন ইয়োনাতান , সিইও GetVoIP , কে সতর্ক করে দেয় যে এটি আপনার ব্যবসায়ের জন্যও ব্যয় করতে পারে যদি এটি ক্লায়েন্টদের আপনাকে অক্ষম হিসাবে দেখায়। সবকিছু যথাযথভাবে রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য, যোনাতন প্রথমে আপনাকে এমন কোনও বন্ধুর সাথে শুকনো রান করার পরামর্শ দেয় যা আপনাকে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে।

কর: কলগুলির মধ্যে কিছু ডাউনটাইম তৈরি করুন।

শাটারস্টক / রোমান সাম্বারস্কি

এমনকি যদি আপনার পিছনে পিছনে বৈঠক হয়, তবে তাদের মধ্যে মাত্র কয়েক মিনিট ডাউনটাইম থাকার ফলে আপনি প্রতিটি ক্ষেত্রে কতটা কার্যকর তা পার্থক্য তৈরি করতে পারে।

ওয়াটস বলেছেন, “কল এবং সম্মেলনের পরে, আপনাকে ফলো-আপ ইমেলগুলি বা টেক্সটগুলি সরিয়ে ফেলার জন্য, সভার সময় নেওয়া কোনও নোটগুলি সংগঠিত করতে এবং পরবর্তী কাজের জন্য মানসিকভাবে গিয়ার্স শিফট করার জন্য আপনার কয়েক মিনিটের প্রয়োজন হবে,' ওয়াটস বলেছেন যে অভাবের কথা উল্লেখ করে কলগুলির মধ্যে প্রিপ টাইম আপনার বিচ্যুতির ঝুঁকি বাড়িয়ে তুলতে পারে।

করবেন না: খুব তাড়াতাড়ি কথা বলুন।

শাটারস্টক / ফিজকস

আপনার সাধারণ মাইল-এক মিনিটের বক্তৃতাটি আপনার সহকর্মীদের পক্ষে আপনি যে অবস্থানটি পেতে চাইছেন তা বুঝতে অসুবিধা বোধ করবেন না।

'খুব তাড়াতাড়ি কথা বলবেন না যাতে শুনছেন (এবং দেখছেন) আপনাকে বুঝতে সমস্যা বোধ করেন,' বলে দেবোরাহ সুইনি , সিইও মাই কর্পোরেশন । আপনার যদি কিছুটা বিরতি দিয়ে নিজেকে গতিময় করতে হয় তবে সুইনি 'উম' বা 'উহ' এর মতো ফিলার শব্দ ব্যবহার না করে ক্যামেরায় হাসার পরামর্শ দেয় যা আপনাকে অপ্রস্তুত বলে মনে করতে পারে।

কর: অন্যান্য মানুষের দেহের ভাষাতে মনোযোগ দিন।

শাটারস্টক / ফোকাস এবং অস্পষ্টতা

অনেক লোক একবারে কথা বলার সাথে সাথে তাত্ক্ষণিকভাবে একটি অনির্বচনীয় কাকফোনিতে পরিণত হতে পারে। যদি আপনি ওভারল্যাপিং স্পিচ এড়াতে চান তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি সভার অংশগ্রহণকারীদের পড়ছেন ' দেহের ভাষা এটি যখন কথা বলা নিরাপদ তখন ইঙ্গিত পেতে।

'সন্ধান করার জন্য সাধারণ লক্ষণগুলি হ'ল মাথা, বা মুখ খুলতে শুরু করা open' জুলিয়ান জস্ট , সিইও এবং এর সহ-প্রতিষ্ঠাতা স্পেসবেস ।

করবেন না: অপ্রয়োজনীয় ট্যাবগুলি খোলা রাখুন।

শাটারস্টক / ফ্রেন্ডস স্টক

আপনি যদি নিজের মনটি হাতের কাজটিতে মনোনিবেশ করতে চান - এবং সম্ভাব্য বিব্রততা এড়াতে চান - আপনার সভার সময় আপনি সমস্ত অপ্রয়োজনীয় ট্যাব বন্ধ বা কমাতে পেরেছেন তা নিশ্চিত করুন।

'যখন কেউ জিজ্ঞাসা করে, আপনি প্রহরীদের ধরাতে চান না,‘ আপনি কি আপনার স্ক্রিন ভাগ করে আমাদের দেখাতে পারেন? '' বলে শায়নে শেরম্যান , সিইও টেকলরিস , কে নোট করে যে একবারে অনেকগুলি ট্যাব খোলা থাকলে তা আপনার কলের গুণমানকেও প্রভাবিত করতে পারে।

কর: আপনার হেডফোন ব্যবহার করুন।

শাটারস্টক / ফিজকস

আপনার সহকর্মীরা আপনার কথা শুনতে চান your আপনার বাচ্চাদের বাজানোর শব্দ, আপনার কুকুরের ঝাঁকুনির বা অ্যাম্বুলেন্সটি বাইরে যাচ্ছেন না —

'বেশিরভাগ ল্যাপটপ মাইক্রোফোনগুলি সত্যই খারাপ, এবং প্রতিটি অল্প আওয়াজ তুলে দেয়,' বলে জুলি বি , সভাপতি বিসমার্ট সোশ্যাল মিডিয়া । 'ইয়ারবডস এবং হেডফোনগুলি ব্যাকগ্রাউন্ড শব্দের নূন্যতম রাখে এবং আপনি যা বলছেন তা চয়ন করুন।'

করবেন না: পড়া

শাটারস্টক / প্রেসমাস্টার

আপনি যদি চান যে আপনার সভার অংশগ্রহনকারীরা নিযুক্ত থাকবেন, তবে বক্তৃতা দেওয়ার পরিবর্তে একটি কথোপকথন উত্সাহিত করার চেষ্টা করুন।

'আমাদের মনোযোগ স্প্যান্স আজকাল আরও ছোট হয়, তাই কম্পিউটারের সামনে বসে কল করার সাথে কথা বলার পরিবর্তে লোকদের কথোপকথনে জড়িত করুন,' বি-র পরামর্শ দেয়, যে এই অভ্যাসটিও মানুষকে আহ্বান জানায় এবং মনোযোগী করে রাখে ।

কর: নিঃশব্দ এবং ভিডিও বন্ধ বোতাম ব্যবহার করুন।

শাটারস্টক / সারাচ নাইটিমেটি

আপনার যদি বিশেষভাবে এটি করতে না বলা হয় তবে প্রতিটি সভাতে আপনার নিজের মাইক্রোফোন বা ক্যামেরা চালিত হওয়ার দরকার নেই।

“যদি আপনি কথা না বলছেন তবে নিজেকে নিঃশব্দ করুন। আপনার যদি অনেকটা ঘোরাফেরা করতে হয়, বা উঠে সভা থেকে বিরতি নিতে হয় ... তবে আপনার ভিডিওটি লুকান এবং নিজেকে নিঃশব্দ করুন, 'মৌমাছি পরামর্শ দেয়।

করবেন না: একচেটিয়াভাবে ওয়াইফাই নির্ভর করুন।

শাটারস্টক / অলিভিয়ের লে মোল

ইংরেজিতে উচ্চারণ করা সবচেয়ে কঠিন শব্দ

আপনার ওয়াইফাইটি কেটে ফেলার ক্ষেত্রে ব্যাকআপ পরিকল্পনা থাকার অর্থ আপনি কোনও একটি গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ মিস করবেন না।

'কোনও পুরানো স্কুল ইথারনেট কেবলের রক-সলিড নেটওয়ার্ক পারফরম্যান্সকে মারধর করে না,' বলে জোভান মাইলেনকভিক এর সহ-প্রতিষ্ঠাতা কমান্ডটেক । যদিও অনেকগুলি ল্যাপটপের আর ইথারনেট পোর্ট নেই তবে মাইলেনোভিচ নোট করে যে সিএটি 5 থেকে ইউএসবি অ্যাডাপ্টারগুলি সাশ্রয়ী এবং সহজেই প্লাগ ইন করা সম্ভব করার জন্য সহজলভ্য।

কর: স্বয়ংক্রিয় রেকর্ডিং সেট আপ করুন।

শাটারস্টক / অলিভিয়ের লে মোল

আপনার মিটিংয়ের সময় খোলামেলাভাবে নোট নেওয়ার চেষ্টা করার পরিবর্তে স্বয়ংক্রিয় রেকর্ডিং সেট আপ করুন যাতে আপনি পরবর্তী সময়ে যা কিছু ঘটেছিল তার ভারব্যাটিম লগ উপভোগ করতে পারেন।

'জুম আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে কল রেকর্ড করতে দেয় এবং কোনও প্রকল্পে ক্লায়েন্ট বা দলের প্রতিক্রিয়া রেকর্ড করার জন্য এটি মূল্যবান হতে পারে,' বলে দুস্তি আরব , ব্যবসায়ের কৌশলবিদ সঙ্গে পুনর্বিন্যাস কো ।

করবেন না: অন্যান্য ইন্টারনেট-সক্ষম ডিভাইসগুলি চলমান ছেড়ে দিন।

শাটারস্টক / ডেভিড হেরেজ ক্যালজাদা

আপনার সভা শুরু করার আগে আপনার বাড়ির চারপাশে অন্যান্য ইন্টারনেট-সক্ষম ডিভাইসগুলি বন্ধ করা আপনাকে আপনার সংযোগে ল্যাগগুলি সীমাবদ্ধ রাখতে এবং আপনার ভিডিও কনফারেন্স কলগুলি সুচারুভাবে চালিয়ে যেতে সহায়তা করতে পারে।

'এমনকি সেরা ইন্টারনেট প্যাকেজটি গ্যারান্টি দেয় না যে আপনার হোম ইন্টারনেট ভিডিও কনফারেন্সের তুলনায় দীর্ঘ ব্যবসায়িক সভা বজায় রাখতে পারে,' রুমেনমেট এবং পরিবারের সদস্যদের যখনই আপনার সভার সময়কালের জন্য গেমিং রাখা এবং ডাউনলোড করার অনুরোধ জানায়, তখনই বলেছিলেন।

কর: চ্যাট ফাংশন ব্যবহার করুন।

শাটারস্টক / রাপপিক্সেল.কম

একটি মিটিং শেষে প্রশ্নোত্তরের সময় হওয়ার সময় আপনি যদি একে অপরের সাথে কথা বলা এড়াতে চান তবে একটি সহজ সমাধান রয়েছে।

'চ্যাট ফাংশনটি ব্যবহার করে বলুন যে আপনার ঝাপসা করার পরিবর্তে প্রথমে আপনার কাছে কোনও প্রশ্ন বা বিবৃতি রয়েছে,' পরামর্শ দেয় ম্যাথু রস , সহ-প্রতিষ্ঠাতা এবং সিওও স্লম্বার ইয়ার্ড ।

করবেন না: আপনার ঘাম পরেন।

শাটারস্টক / ফিজকস

আপনার ভার্চুয়াল সহকর্মীদের একই শ্রদ্ধার সাথে আপনার আচরণ করুন যেমন আপনি তাদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে ব্যবহার করেন এবং নিশ্চিত হন যে আপনি আপনার সভার অংশটি দেখছেন।

'খুব বেশি উজ্জ্বল এবং অনেকগুলি নিদর্শন সহ কিছু এড়াতে চেষ্টা করুন,' পরামর্শ দেয় কাইল তুর্ক , বিপণনের ভিপি মূল অনুসন্ধান । তুরক আরও যোগ করেছেন যে আপনি যদি মনে করেন যে আপনার সহকর্মীরা কেবল আপনাকে কাঁধ থেকে উপরে দেখতে পাবে, কাজের জন্য উপযুক্ত বোতল পরা হওয়াই সর্বদা ভাল ধারণা যদি আপনাকে উঠে দাঁড়াতে বা সরে যেতে হয়।

কর: একটি ব্যাক আপ পরিকল্পনা আছে।

শাটারস্টক / বানরের ব্যবসায়িক চিত্রসমূহ

আপনার সভার জন্য সমস্ত প্রযোজ্য লগইন তথ্য থাকুন এবং আপনার সংযোগটি পিছিয়ে থাকলে আপনি কোনও বীট মিস করবেন না।

'নিশ্চিত করুন যে কোনও ফোন নম্বর বা ব্যাক-আপ পরিকল্পনা যদি এটি পরিকল্পনামাফিক অনলাইনে সংযুক্ত না হয় তবে' পরামর্শ দিন পাইগে আরনফ-ফেন , গ্লোবাল স্ট্র্যাটেজিক মার্কেটিং ফার্মের প্রতিষ্ঠাতা ও সিইও ম্যাভেনস এবং মোগলস ।

করবেন না: আপনার কীবোর্ড ব্যবহার করুন।

শাটারস্টক / জ্যাকব লন্ড

আপনি যদি আপনার সভার সময় নোট নিতে চান, আপনার কীবোর্ডে আলতো চাপার পরিবর্তে একটি নোটবুক হাতে রাখুন।

'আপনি নোট নিচ্ছেন বা ইমেল বা টিম চ্যাটে সাড়া দিচ্ছেন না কেন, আপনার টাইপের শব্দটি বিভ্রান্ত করছে,' বলেছেন মার্ক স্ট্রেসম্যান , এসভিপি এবং ইউসিসির জিএম এ লগমিইন । যদি হাতের লিখিত নোটগুলি পর্যাপ্ত বিকল্পের মতো না মনে হয় তবে স্ট্র্যাসম্যান বেশিরভাগ ভিডিও কনফারেন্সিং প্ল্যাটফর্মগুলিতে বিল্ট-ইন ট্রান্সক্রিপশন পরিষেবাটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেয়।

কর: হট কীগুলি সক্ষম করুন।

শাটারস্টক / ক্লিয়ার

আপনার মাইক্রোফোন অ্যাক্সেস বোতামটি সন্ধান করার জন্য চারপাশে ঝাঁকুনির পরিবর্তে আপনার সভার আগে হট কীগুলি সক্ষম করুন যাতে আপনি যখনই প্রয়োজন সহজেই চিমটি করতে পারেন।

'ধাপ-টু-টক সক্ষম করা আপনাকে নিশ্চিত করবে যে আপনি কোনও গ্রুপ কল পরিবেশে সাদা শোরগোল, প্রতিধ্বনি এবং পটভূমি শব্দের কারণ নন,' বলেছেন কেইনান বেভিস এর প্রতিষ্ঠাতা লংহাউস মিডিয়া , কে লক্ষ করে যে এই কার্যকারিতাটি জুম, স্কাইপ এবং ডিসকর্ডের মতো প্ল্যাটফর্মগুলিতে উপলব্ধ।

করবেন না: লগ অফ করতে ভুলবেন না।

শাটারস্টক / শুরকিন_সন

আপনি নিজের ঘামে ফিরে আসার আগে আপনি একটি চূড়ান্ত চূড়ান্ত পদক্ষেপ নিতে চান: কলটি শেষ করুন।

'[লগ আউট করার আগে] আপনার প্রহরীকে নামাবেন না — মাইক / স্পিকার এখনও লাইভ থাকতে পারে!' আর্নোফ-ফেনকে সতর্কতা